Як правильно підібрати інструменти для аналізу та розрахунків, щоб оптимізувати роботу автопарку.
Невеликим компаніям та приватним підприємцям вижити у той час, коли навіть сильні гравці йдуть з ринку, не витримавши економічного преса, нелегко. Але, можливо, справа не в розмірі та потужності підприємства, а у правильній постановці бізнесу? Якщо в «ситий» час можна не так уважно стежити за витратами та витратами, то зараз на рахунку кожна копійка. Хоча, за великим рахунком, вона має бути на рахунку завжди. Не будемо посилатися на проблеми, що перешкоджають цьому – просто позначимо їх і спробуємо вирішити.
Наприклад, спробуємо заощадити кошти під час транспортування товарів. І звернемося за консультацією до людей, які у своїй професійній діяльності постійно стикаються із вирішенням подібних питань. Сьогодні нашим візаві буде директор компанії «Транс Сіс» Олександр Мезенцев. Практика показує, що економія може початися вже при прийомі замовлень, яка сама по собі начебто не має відношення до транспортної логістики. Як зазвичай відбувається цей процес? Торговий представник (ТП) пропонує (можливо навіть нав'язує) клієнту товар і оформляє замовлення на поставку. Коли ж машина привозить замовлене в торгову точку, починається розвантаження та прийом, ТП при цьому немає. І саме в цей момент, як правило, виникають розбіжності: чогось, виявляється, привезли менше, а чогось більше, ніж потрібно.
Все це тому, що невеликі магазини не мають автоматизованих систем і часто не ведуть облік замовлень. Товарознавець може через деякий час не пам'ятати точно, які позиції і в яких кількостях замовляв. Або замовлення зробив один співробітник, а машина приходить у зміну іншого. Але, так чи інакше, частину товару доводиться повертати, а це додаткові і, до того ж, непродуктивні витрати. Виходить, що логістичний ланцюжок спрацював марно: оператори створили замовлення, на складі його зібрали, завантажили, машина відвезла - а потім має частково забирати назад і знову везти на склад. Це знову супроводжується оформленням документів, витратами на доставку, прийом, розміщення та ін.
– Причому іноді це не помилка, а усвідомлена акція торгових представників, спрямована на збільшення показників продажу за кількістю чи асортиментом, – вважає О. Мезенцев. – Але багато керівників цієї проблеми не помічають. Якщо взяти ці питання під контроль, можна значно скоротити обсяги повернень і, відповідно, непродуктивних витрат.
Чималу економію може принести зважений підхід до складання маршрутів. Багато компаній використовують так званий регіональний метод: ділять місто на райони, складають довідник клієнтської бази з прив'язкою до них та формують замовлення з урахуванням того, в якому районі знаходяться торгові точки. За кожним районом закріплюється автомобіль, який здійснює доставку. Найчастіше цей метод виправдовує себе. Але якщо обсяги продажу в районі коливаються, машина, яка його обслуговує, то недовантажена, то змушена робити за день 2–3 рейси. Тобто. через непропорційний розподіл замовлень транспорт не завжди використовується ефективно.
Програмні продукти, які розраховують оптимальні маршрути доставки, приблизно 70% випадків підтримують поділ на райони. Але межі цих районів можуть зміщуватися залежно від кількості та обсягу замовлень у кожному їх.
Візьмемо випадок, коли місто поділено річкою на дві частини. З одного боку, припустимо, перебувають три умовних району, з іншого – шість. Автомобіль переїжджає міст, розвозить товар у «своєму» районі та повертається на склад. Але якщо сьогодні замовлень у нього небагато, програма може додати до нього кілька торгових точок із сусіднього району, щоб машина не йшла в рейс напівпорожня. І при цьому розрахує все так, щоб вийшло ідеальне «коло», не довелося намотувати зайві кілометри. Відповідно буде переглянуто і маршрут автомобіля, що обслуговує сусідній район, для того, щоб він не робив додаткові «петлі». Завдяки цьому вирішуються проблеми оптимального розподілу товарів між автомобілями та оптимальних маршрутів.
Раз і назавжди вирішити це завдання – розподілити товари машинами, а машини районами – неможливо, оскільки замовлення магазинів завжди різні. І логісту доводиться щодня проводити перерахунки, враховуючи кількість клієнтів у районах, кількість продукції, замовленої кожним із них, та час, у який потрібно доставити товар у певну точку. Плюс – коригувати схеми маршрутів з урахуванням завантаженості доріг та пробок.
Якщо компанія має 30 машин доставки і велику кількість замовлень, щоразу проводити такі розрахунки вручну досить складно. Це займе багато часу і зовсім не факт, що знайдене рішення буде найкращим. Зазвичай диспетчер шле кожен автомобіль до «його» району, якщо замовлень зовсім мало або машин не вистачає, об'єднує сусідні. А часом для того, щоб обслужити важливого замовника, доводиться надсилати додаткову машину, заповнену на третину або навіть менше. Для компанії це обертається невиправданими витратами.
Малувато буде…
Завдання логіста - визначити, коли, скыльки, до яких за вантажопідйомністю та обсягом автомобілів необхідно залучати. Якщо компанія використовує і свій, і найманий транспорт, потрібно ще оптимально розподілити його, прораховуючи, кого і куди послати. Адже найчастіше виходить, що на деяких маршрутах вигідніше використовувати наймані машини, ніж свої. Причин тому багато. Наприклад, різниця у тарифах. У одного він денний (наприклад, 300 грн. плюс компенсація за бензин), у другого – погодинний, у третього залежить від кілометражу.
Найчастіше диспетчери розподіляють маршрути інтуїтивно. Досвідчені фахівці знають, що на міжміські маршрути краще посилати автомобіль з постійним тарифом, незалежно від пробігу, а містом з його пробками, або до супермаркетів, де невідомо, скільки доведеться стояти в черзі на розвантаження, – того, хто має кілометровий тариф, оскільки він може за цілий день проїхати невелику відстань. Це дозволяє вирішити проблеми простою або нестачі техніки, а також управління змішаним парком. Однак, лише за умови, що логіст справді досвідчений та сумлінний.
– У компанії, де навантаження понад 300–500 точок доставки на день, працюють 3–4 диспетчери, – розповідає О. Мезенцев. – І до них висуваються великі вимоги. Вони повинні постійно відстежувати стан власного автопарку компанії, добре орієнтуватися у можливостях та тарифах найманих перевізників та добре знати місто. Один знайомий логіст, наприклад, міг назвати точну відстань між усіма своїми клієнтами. Але важливо зважати на те, що тут з'являється «людський фактор», від якого компанії не варто залежати.
Навіть якщо всі співробітники виключно кваліфіковані та сумлінні, врахувати всі правила та умови дуже складно. Якщо говорити про термін доставки, то зазвичай за час прибуття до торгової точки відповідає водій. Торговий представник, як правило, попереджає його, що в такому місці потрібно бути в таку годину, але при цьому не завжди враховує побажання інших менеджерів. Коли в компанії, що працює з молочною продукцією, торгпреди запропонували заявити бажаний час доставки товару клієнтам, у всіх він виявився з 8.05 до 8.10.
Щоб не виникало конфліктів, у більшості компаній це питання пущене на самоплив, і час доставки обговорюється з клієнтами приблизно. Але це не завжди можливо, наприклад, при роботі з великими торговими мережами, які машину, що спізнилася, можуть просто завернути назад. Тому робота диспетчерів ще більше ускладнюється. І лише спеціалізоване програмне забезпечення допомагає зняти цю проблему, оскільки дозволяє формувати маршрути з урахуванням пріоритетності часу доставки.
Втім, непотрібна така опція і для компаній, що працюють з невеликими віддаленими торговими точками, особливо сільськими. Нерідко виходить так, що автомобіль доставки приїжджає в село в той момент, коли магазин закритий на обід. Доводиться чекати, доки прийде продавець і зможе прийняти товар. А це – той самий дорогоцінний час, який у бізнесі, як відомо, – гроші. Програма ж дозволяє не тільки заздалегідь точно знати, коли машина з товаром буде біля магазину, а й надсилатиме повідомлення про це.
Останнім часом більшість компаній стали жорстко контролювати рентабельність операцій та відмовляються возити товар у торгову точку у разі, якщо націнка на ньому не перекриває вартість доставки. Але як логісту визначити, кому вигідно везти товари, а кому – ні? Деякі дистриб'ютори мають правило: якщо сума замовлення менше 100 грн. або його маса менша, припустимо, 30 кг, його не везуть, – каже А. Мезенцев. – Такий підхід, звичайно, дає ефект, але не гарантує порятунок від усіх «невигідних» клієнтів. А у спеціалізованому ПЗ, як правило, є механізм, що дозволяє їх «відсіювати». Для цього прораховуються два варіанти маршрутів доставки: один включає дрібних клієнтів, другий – ні. Порівнюючи результати, легко можна робити висновки. Іноді виходить навіть так, що виключивши одну - дві адреси доставки, можна по-іншому розподілити замовлення по автомобілях і обійтися меншою кількістю.
Ще одна стаття можливої економії – організовувати навантаження та доставку таким чином, щоб використовувати автомобілі цілодобово та за рахунок цього зменшити потребу у них. Адже деяким клієнтам (наприклад, до супермаркетів, що працюють 24 години на добу) можна завозити товари вночі, коли немає пробок та черг.
Точність – ввічливість королів… та логістів
Зі всього сказаного легко зробити висновок, що запорука економії на транспорті – точний розрахунок.
Завдання оптимізації руху автотранспорту, який використовується для доставки продукції, може ефективно вирішуватися службою логістики вручну. Але – до певного моменту. День у день – пробки, черги у магазинах, втома водіїв, мінливі обсяги продажів. Збільшення кількості клієнтів, зростання бізнесу в нових регіонах, розширення автопарку… Настає такий момент, коли потрібно або набирати штат логістів більше, ніж водіїв, або залишати поза увагою багато чинників, що ускладнюють розрахунки. Або - що найчастіше і відбувається - дещо враховувати «загалом, на око».
- Необхідно знати, і як краще доїхати до клієнта, і коли автомобіль буде в нього, - продовжує А. Мезенцев. – І тут начебто є проблема – пробки. Але вони лише коригують середню швидкість пересування містом, тому на підсумковий маршрут впливають нечасто. Набагато вагоміший чинник – черги на розвантаження. Як правило, передбачити, скільки часу вони заберуть, не може ніхто. Логіст зазвичай розуміє, що у такого клієнта машина простоїть довго, але наскільки, навіть не прикидає. Але як спланувати точний графік руху?
За ідеєю, логіст повинен заздалегідь прорахувати, скільки і на що піде часу на кожному маршруті. І зробити він це, в принципі, може навіть у Exсel. Ось тільки часу на це у нього зазвичай не вистачає, та й за точність у постійній поспіху та нескінченних рядах цифр важко поручитися. Зрозуміло, що коли левову частку стандартних розрахунків перебирає ПЗ, людина зможе зосередитися на таких ось «нюансах», і компанія в результаті помітно виграє.
Так, чомусь прийнято вважати, що в автомобілі можна розмістити замовлення не більше 27 (?!) Клієнтів. І виводити середній час доставки, орієнтуючись на кілометраж (+/- час на пробки). Виходячи з цього і ставиться завдання водіям: розвезти стільки - то й повернутися до 18.00. Але, як показує практика, повертаються вони колись до 15.00, коли до 17.00, а коли і до 20.00, оскільки навіть на тому самому маршруті день на день не схожий.
– Існують спеціальні системи моделювання, до яких вносяться так звані мета – розрахунки, – розповідає О. Мезенцев. – У них є таблиця критеріїв – понад 30 варіантів. Можна вибрати («оптичити» або відзначити коефіцієнтами) будь-які з них і розрахувати варіанти маршрутів, оптимальні, наприклад, за часом (найшвидші), по відстані (найдешевші) і т.п. Система видає кілька моделей: кількість автомобілів, вартість, середній час роботи, піковий час. І у логіста з'являється можливість вибирати 10 автомобілів по 1000 грн. за рейс чи 9 по 1300 грн. Тут уже все залежить від того, що в даному випадку для компанії важливіше – гроші, якість доставки (цілісність товару), ризики за часом (щоб не привезти о 17.58 товар клієнту, який працює до 18.00) тощо.
Дозволяють такі системи заглядати і в майбутнє - розраховувати, скільки і яких автомобілів знадобиться компанії, якщо вона відкриє новий або закриє пару старих філій, почне освоювати новий регіон або змінить схему доставки. Потрібно лише «розставити» клієнтів (де вони, імовірно, будуть перебувати) і розрахувати обсяги продажів. Програма покаже кількість машин на певний день: у понеділок, припустимо, щоб доставити всі замовлення, знадобиться 3 «ГАЗони», 3 «Газелі» та 4 DAF, а у вівторок – 7 «Газелів». Такі розрахунки дають достатньо інформації для ухвалення виваженого рішення.
– Наразі деякі компанії, щоб скоротити витрати, починають ширше використовувати Vansalling – торгівлю з коліс, – каже А. Мезенцев. – Торговий представник їздить автомобілем з товаром, який завантажує раз на тиждень. У цьому фірма відшкодовує йому видатки паливо. Але іноді виходить так, що воно коштує більше, ніж весь проданий з машини товар. Щоб проконтролювати, скільки дійсно було витрачено бензину, потрібно розрахувати відстань та час, маршрути та витрати на них. Без картографічних засобів це зробити дуже важко. Знову ж таки, на допомогу може прийти спеціалізоване програмне забезпечення.
Так само, втім, як і під час роботи за методом крос-докінгу. Сьогодні багато хто згадав, що не обов'язково мати по всій країні склади та розпредцентри – можна посилати фури у великі міста, і на заздалегідь обумовлених майданчиках перевантажувати товар із них у невеликі автомобілі, які й розвезуть замовлення на місцях. Але при цьому вкрай важливо все точно розпланувати, синхронізувати час приїзду фури та машин доставки, порядок завантаження та розвантаження, правильне розташування товарів (відповідно до того, в якому порядку вони вивантажуватимуться. Провести всі ці розрахунки вручну, м'яко кажучи, важко). , швидше за все, і було досі одним із головних факторів, що стримують розвиток крос-докінгу в нашій країні.
Якщо у вас немає програми
Втім, це не означає, що компанії, які з тих чи інших причин (найчастіше через брак грошей і часу) не мають системи класу TMS, не можуть економити кошти на транспортуванні. Щось можна зробити і «вручну» – є маленькі секрети, якими поділився А. Мезенцев.
Наприклад, він радить посилати автомобілі з невеликою витратою палива на довгі маршрути та возити товари вночі, коли дороги вільні. Важливо також правильно визначати райони доставки та намагатися возити товари таким чином, щоб використовувати якнайменше машин. Для цього необхідно чітко прораховувати маршрути і хоча б приблизно оцінювати час на їхнє обслуговування, інакше нереально робити другі та треті рейси.
При цьому замовлення торгових точок, розташованих неподалік складу, краще завантажувати в один автомобіль. Начебто виходить не зовсім логічний маршрут, оскільки в ці точки могли завезти товар автомобілі, які їдуть радіальними лініями. Але прорахувавши відстань, ви побачите, що тут можна заощадити. Крім того, машина, пройшовши невелику відстань, рано повертається та має можливість зробити другий рейс.
Цікава ситуація із мостами. Багато логістів планують маршрути так, щоб одні машини обслуговували точки на лівому березі, інші на правому. Але це завжди оптимальне рішення. У будь-якому разі, машина, доставивши замовлення у «своєму» районі, повертатиметься через міст. І можна продумати варіант, при якому вона обслуговуватиме точки, розташовані на шляху до складу, на обох берегах. Кількість переїздів залишиться незмінною, але вони не обов'язково припадатимуть на годинник «пік». Та й маршрут при цьому можна зробити гнучкішими.
Те саме стосується і залізничних переїздів, перед якими постійні пробки. Об'їхати їх не можна, але можна співвідносити маршрути із графіком руху поїздів.
А якщо товар не дуже прив'язаний до часу реалізації, то його можна возити не щодня, а, припустімо, через день, збільшивши кількість за одну поїздку.
Не лише транспорт
Інші приклади безпосередньо транспорту не стосувалися – йшлося швидше про те, як можливість відобразити обсяги продажів на карті допомагає краще організувати роботу торгового відділу.
Наприклад, дистриб'ютор «молочки» виявив, що в одному магазині молоко в поліетиленовій упаковці не мало попиту, тоді як у сусідніх продавалося дуже добре. Почали розбиратися, і з'ясувалося, що при прийомі товару продавщиця з довгими нігтями проколювала упаковки. Вирішили, що продукцію в цій точці розвантажуватиме водій – і все налагодилося.
В іншій компанії під час впровадження системи керування транспортом співробітники просили не показувати її дію директорові хоча б упродовж п'яти днів. Адже на карті відображалися всі торгові точки, і було видно, що в деяких районах продукція поставлялася лише в пару-трійку супермаркетів. Вони давали достатній обсяг продажу, і торгові представники не вважали за потрібне витрачати час на інші магазини. Тепер їм довелося швидко укладати договори з новими точками.
Ще в одній фірмі логіст не хотів підписувати акт прийому програмного забезпечення, поки в ньому не ввели опцію «Використовувати всі автомобілі». Справа в тому, що протягом року цей логіст вимагав від директора розрахунків щодо оптимізації роботи парку виявилося, що його можна скоротити вдвічі. Очевидно, варто було б провести такі розрахунки раніше, ніж купувати нові машини.
– Для такого аналізу потрібен, звісно, інструмент, – наголосив О. Мезенцев. - Але в даному випадку він окупив би себе з лишком, тому що вартість програмного продукту можна порівняти з вартістю однієї машини, а придбано їх було набагато більше. Набагато простіше поставити програму і потім аналізувати, скільки автомобілів необхідно.
Підбиваючи підсумки, можна сказати, що є чимало питань, які можна вирішити силою розуму. Причому більшість із них не виходять за рамки класичної «завдання комівояжера». При цьому не обов'язково використовувати дорогі програмні продукти. Запобігання несанкціонованим простоям транспорту, «лівим» рейсам, «накрутці» кілометражу, крадіжці палива, економії ПММ, зменшення зносу машин, оперативне реагування на позаштатні ситуації – ось неповний перелік того, що можна вирішити шляхом оптимізації роботи парку. Потрібно лише правильно підібрати інструменти для аналізу та розрахунків. Хоча у випадку, коли компанія має великий автопарк і значну кількість точок доставки, Excel у цьому навряд чи допоможе.
Зв'язатися з нами
Заповніть форму і наша команда зв'яжеться з вами протягом 24 годин.